Kopie zapasowe w biurze rachunkowym - postaw na chmurę
Dane klientów biura rachunkowego to najcenniejszy zasób - bez nich niemożliwe byłoby prowadzenie codziennej działalności. Każdy właściciel biura rachunkowego, niezależnie czy prowadzi swoją firmę samodzielnie, czy też zarządza większym zespołem księgowo-kadrowym, musi więc zdawać sobie sprawę z tego, jak ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów. Konsekwencje mogą bowiem być duże - utrata wizerunku zaufanego partnera, straty finansowe, a nawet odpowiedzialność karna. Ochrona informacji zawartych m.in. w aplikacjach ERP powinna zatem być priorytetem w biurach rachunkowych.
Ochrona danych w biurze rachunkowym
Kiedy myślimy o zabezpieczeniu danych, często naszym pierwszym skojarzeniem jest ochrona fizyczna, np. przed kradzieżą. Przygotowanie się na takie sytuacje jest bardzo ważnym aspektem prowadzenia działalności. Klient, zatrudniając biuro rachunkowe i powierzając mu swoje dane, liczy na to, że informacje o jego firmie nie dostaną się w niepowołane ręce.
Jeżeli biuro rachunkowe korzysta z serwera fizycznego, konieczne jest więc zagwarantowanie np. ochrony antywłamaniowej, by ograniczyć ryzyko kradzieży sprzętu. A w przypadku zapobiegania cyberatakom, należy m.in. stosować odpowiedzialną politykę haseł (tzw. higiena haseł) czy postawić na zweryfikowane rozwiązania antywirusowe oraz kopie zapasowe na wypadek skasowania lub zaszyfrowania danych.
Wiąże się to z wyższymi kosztami utrzymania sprzętu. Nie każdy budynek, w którym znajduje się serwer ma ochronę w postaci strażnika czy specjalne zabezpieczenia dostępu. Zorganizowanie zatem podobnych zabezpieczeń, będzie wymagało nakładów finansowych.
Ataki z zewnątrz to nie jedyne zdarzenia, które mogą doprowadzić do utraty danych. Bywa, że przyczyniają się do tego sytuacje losowe, np. awarie - sprzętu, zasilania, przerwy w dostawie prądu. Na część z nich można się przygotować, np.:
-
organizując specjalną przestrzeń na przechowywanie serwera (osobne pomieszczenie z odpowiednimi warunkami temperatury i wilgotności powietrza, by serwer mógł jak najdłużej wydajnie pracować),
-
zapewniając sobie zapasowy sprzęt - dodatkowe źródło zasilania (np. dodatkowy generator prądu, dodatkowe zasilacze).
Tak, jak w przypadku ochrony antywłamaniowej, również i te rozwiązania będą wymagały niemałej inwestycji.
Skutecznym sposobem na przeciwdziałanie utracie danych i tym samym utrzymanie ciągłości pracy będzie tzw. backup, czyli kopia zapasowa danych.
Kopie zapasowe danych w biurze rachunkowym
Backup to procedura tworzenia kopii danych i przechowywania tej kopii w innym miejscu. Pozwala ona na:
-
zabezpieczenie danych w przypadku różnych scenariuszy - od awarii serwera, po ataki z zewnątrz (np. zaszyfrowanie danych dla okupu lub ich skasowanie), a nawet podczas przeprowadzki,
-
sprawny powrót do pracy - po przywróceniu danych z kopii zapasowej możemy dalej pracować. Nie tracimy kluczowych informacji, możemy “cofnąć się w czasie” do momentu sprzed awarii i tym samym kontynuować obsługę klientów.
Kopie zapasowe danych w biurze rachunkowym powinny być przechowywane w bezpiecznym, chronionym miejscu. Może być to chmura lub serwer lokalny. Niezależnie od rozwiązania, zawsze należy zadbać o kwestie ochrony. Powraca zatem kwestia kosztów. W takiej sytuacji rekomendujemy przyjrzenie się usługom, jakie oferuje Itmation.
Serwer wirtualny Itmation dla biura rachunkowego
Na początku artykułu wspomnieliśmy o kosztach, jakie wiążą się z:
-
utrzymaniem infrastruktury serwerowej,
-
zapewnieniem ochrony fizycznej dla serwera,
-
przygotowaniem się na sytuacje losowe, które mogą wpłynąć na działanie serwera.
Zdajemy sobie sprawę, jak duże mogą być to inwestycje dla mniejszych działalności, typu biura rachunkowe. Nasza usługa zdejmuje z klienta tego rodzaju koszty. Jak wygląda to w szczegółach?
-
Klient nie musi posiadać u siebie serwera fizycznego. To na naszych serwerach wirtualnych utrzymywane są licencje aplikacji ERP klienta. Nie trzeba zatem martwić się ani o pomieszczenie dla serwera, ani o ochronę fizyczną. Nasze serwery znajdują się w data center spełniającym najwyższe normy bezpieczeństwa, gwarantującym ochronę przeciwpożarową, antykradzieżową i idealne warunki do wydajnej pracy infrastruktury. Gwarantujemy również zapasowe elementy infrastruktury, właśnie na sytuacje losowe, np. awarie zasilania.
-
Klient otrzymuje skonfigurowane przez nas dostępy do aplikacji ERP. Łączy się z nią za pomocą tzw. zdalnego pulpitu. Dzięki temu w pracy nie ogranicza go już lokalizacja. Do systemu kadrowego czy finansowego może połączyć się z telefonu, tabletu, laptopa, jak i z dowolnej lokalizacji (biura, domu, hotelu, nawet podczas wyjazdu zagranicznego).
Wszystkie te elementy stanowią naszą bazową usługę. W jej ramach znajduje się również backup.
Warto jednak wiedzieć, że w Itmation świadczymy backup systemów ERP, czyli proces tworzenia kopii zapasowych całego środowiska wirtualnego, jak i konfiguracji systemu ERP wraz z aplikacją, bazą danych, integracjami z systemami zewnętrznymi i innymi plikami znajdującymi się na serwerze. Nie jest to zatem jedynie fragment, ale wszystko, z czego klient korzysta w ramach naszej usługi.
Dla zapewnienia jeszcze pełniejszej ochrony, kopie zapasowe danych utrzymujemy na osobnych macierzach dyskowych.
Stosujemy także odpowiednie procedury odzyskiwania danych. Ustalamy z klientem kto może zgłosić przywrócenie danych z kopii zapasowej. Procedurę uruchamiamy wyłącznie na polecenie upoważnionej osoby. W zależności od potrzeb klienta, odzyskujemy całe środowisko lub dane z konkretnego dnia, wskazany katalog czy plik.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małe biuro rachunkowe, czy większą działalność, rekomendujemy - przyjrzyj się swoim procedurom bezpieczeństwa. Zweryfikuj, jak wysoką ochronę danych klienta i swoich zapewniają zastosowane narzędzia czy rozwiązania. A jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o naszej usłudze i tym, jak może ona wesprzeć Twój biznes - napisz do nas. Chętnie opowiemy więcej o wartościach i bezpieczeństwie, jakie zapewniamy swoim klientom.
