KSeF enova365 – bezpieczeństwo i wygoda w chmurze Itmation

Cyfryzacja z roku na rok staje się codziennością dla coraz większej rzeszy polskich firm. Mniej dokumentów jest drukowanych, więcej danych trafia do systemów online, a procesy finansowo-księgowe są automatyzowane. W tym kontekście wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kolejny krok w stronę pełnej digitalizacji finansów przedsiębiorstw. Jednocześnie oznacza to, że użytkownicy popularnych systemów FK (finansowo-księgowych), takich jak enova365, muszą zadbać nie tylko o zgodność z przepisami, ale też o bezpieczeństwo i stabilność środowiska, w którym owe systemy pracują.

KSeF enova365 – co warto wiedzieć?

Czy KSeF i enova365 mogą działać wspólnie? Tak, producent systemu zapewnia tę integrację. Dzięki niej, użytkownicy będą mogli zarządzać fakturami bezpośrednio z poziomu programu, bez konieczności korzystania z osobnych narzędzi. Połączenie umożliwia bowiem automatyczną wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, jak i automatyczny odbiór faktur zakupowych. Producent zapewnia również, że wszystkie faktury ustrukturyzowane będą dostępne w jednym miejscu w enova365. 

W praktyce oznacza to uproszczenie pracy, mniejsze ryzyko błędów i pełną zgodność z przepisami.

Jednak to, że system działa zgodnie z wymogami KSeF, nie oznacza jeszcze, że jest w pełni chroniony. Wiele biur rachunkowych i firm handlowych korzysta z lokalnych serwerów. A te, mimo że działają od lat, nie zawsze są dostosowane do nowej rzeczywistości prawnej i technologicznej. Każda aktualizacja, każda zmiana integracji, każda poprawka bezpieczeństwa to dziś potencjalne ryzyko przestoju.

Dlatego niektóre firmy wykorzystują możliwość przeniesienia środowiska enova365 do chmury Itmation. 

enova365 w chmurze

Z perspektywy właściciela biura rachunkowego lub działu księgowości stabilność pracy jest kluczowa. Wystarczy jeden dzień bez dostępu do programu, aby spowolnić obsługę klientów, opóźnić rozliczenia, wysyłkę deklaracji i narazić siebie lub klienta na poważne konsekwencje. Tymczasem systemy finansowo-księgowe, takie jak enova365, wymagają stałych aktualizacji, zwłaszcza w kontekście zmian przepisów podatkowych czy integracji, takich jak z KSeF.

Usługa Itmation eliminuje ten problem. Zamiast lokalnego serwera, który trzeba regularnie serwisować, aktualizować i chronić przed awarią, firma otrzymuje bezpieczne środowisko w chmurze, na którym system FK działa nieprzerwanie. Oznacza to, że gdy w przepisach pojawiają się zmiany, np. w zakresie KSeF, użytkownicy enova365 w chmurze Itmation są na nie przygotowani. Aktualizacje mogą zostać wdrożone szybciej, również zdalnie (przez właściciela czy przez firmę wdrożeniową), a ryzyko przestojów w działalności spada niemal do zera.

Dlaczego lokalne serwery przestają wystarczać?

W kontekście obowiązkowego KSeF i konieczności ciągłego połączenia z systemem Ministerstwa Finansów, korzystanie z serwerów lokalnych / fizycznych zaczyna mieć poważne ograniczenia.

Po pierwsze, każde połączenie z KSeF wymaga odpowiedniego zabezpieczenia, certyfikatów, aktualnych wersji oprogramowania, stabilnego łącza. Po drugie, każde przerwanie pracy (np. awaria serwera lub aktualizacja systemu Windows) może oznaczać utratę możliwości wysyłki faktur, a w konsekwencji - problemy z realizacją zobowiązań wobec kontrahentów.

W modelu chmurowym, jaki oferuje Itmation, te kwestie są rozwiązane z góry. Środowisko wirtualne, na którym działa enova365, jest stale monitorowane, zabezpieczenia aktualizowane automatycznie, a dane klienta są regularnie backupowane. 

KSeF enova365 w chmurze – świadomość i kontrola

Kiedy mówimy o bezpieczeństwie, kluczowe jest nie tylko to, by system był dobrze chroniony, ale też by jego właściciel dokładnie wiedział, gdzie się znajduje i kto ma do niego dostęp. W przypadku enova365 w chmurze Itmation to użytkownik ma pełną kontrolę, ponieważ wie, na jakim środowisku działa jego system, kto go administruje i w jaki sposób dane są zabezpieczone.

To ogromna różnica w porównaniu z lokalnym serwerem, gdzie często tylko jedna osoba (np. informatyk lub administrator) wie, jak wygląda infrastruktura i jakie zabezpieczenia faktycznie funkcjonują.

W chmurze Itmation właściciel systemu zyskuje transparentność i spokój. Może skupić się na swojej działalności i obsłudze kontrahentów, a nie na technicznych aspektach utrzymania środowiska.

Itmation – pewność działania w zmieniających się przepisach

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to nie jedyna zmiana, z którą mierzą się dziś biura rachunkowe i działy finansowe. Nowe wersje przepisów, korekty plików JPK, zmiany w stawkach VAT czy kolejne interpretacje fiskalne – wszystko to wymaga, by system ERP był zawsze aktualny.

W Itmation współpracujemy z partnerami wdrożeniowymi enova365, którzy mogą na naszym środowisku chmurowym przeprowadzać aktualizacje i testy bezpośrednio dla swoich klientów. Dzięki temu cały proces przebiega sprawnie i bez przestojów.

Integracja KSeF enova365 to obowiązek, ale i szansa na uporządkowanie procesów księgowych. Jednak by z tej szansy w pełni skorzystać, warto zatroszczyć się o to, by miejsce, w którym działa nasz system, było najbezpieczniejsze. Chmura Itmation zapewnia użytkownikom enova365 nie tylko zgodność z przepisami, ale też stabilność, kontrolę i spokój, czyli wszystko, czego potrzebuje nowoczesne biuro rachunkowe w erze cyfrowych finansów.