On-premise czy cloud – poznaj wady i zalety każdego z tych rozwiązań dla systemu ERP

System ERP to centrum firmy. W nim zawarte są najważniejsze dane i procesy obejmujące finanse, sprzedaż, magazyn, kadry i płace. Od niego zależy płynne działanie biznesu – biura rachunkowego, firmy produkcyjnej, hurtowni czy sklepu internetowego. Dlatego tak istotne jest, by system ERP funkcjonował poprawnie. Kluczowe więc jest pytanie, gdzie utrzymywać program firmowy. Czy lepszym rozwiązaniem jest serwer fizyczny, tzw. on-premise czy może utrzymywanie systemu ERP w chmurze?

System ERP na serwerze fizycznym on-premise

Utrzymywanie systemu firmowego na serwerze fizycznym to podejście tradycyjne. Firma kupuje na własność serwer – nowy, używany, poleasingowy albo bierze serwer w dzierżawę. Instaluje na nim oprogramowanie i zapewnia wszystkie komponenty oraz usługi gwarantujące nieprzerwane działanie systemu.

Realizuje więc hosting we własnym zakresie. Jakie są dobre i złe strony takiego rozwiązania?

Zalety on-premise

1. Kontrola nad środowiskiem. Cały sprzęt znajduje się w zasadzie „pod ręką”, w tym także dane. Jednocześnie cała odpowiedzialność z tym związana spada na przedsiębiorcę.

2. Niezależność w niektórych aspektach. To właściciel infrastruktury decyduje np. o terminach aktualizacji czy serwisowania. Przy tym jednak należy pamiętać o zdarzeniach nieprzewidzianych, np. awariach. Na takie sytuacje również należy mieć odpowiednie procedury i zasoby do rozwiązania trudności.

Wady on-premise

1. Duża inwestycja. Koszty posiadania własnego serwera są dość wysokie, zwłaszcza na początku. Wydatki obejmują: zakup serwera, licencji, komponentów infrastruktury: urządzeń sieciowych, elementów zapasowych (np. do backupu danych czy zasilania). A na przestrzeni miesięcy/lat dochodzą koszty związane z serwisowaniem, wymianą wyeksploatowanych części itp. Są to nakłady finansowe liczone w dziesiątkach tysięcy złotych.

2. Odpowiedzialność. Za działanie infrastruktury i dostęp do systemu ERP odpowiada wyłącznie przedsiębiorca. Musi być przygotowany na to finansowo, czasowo, zasobowo. A kompetencji do pokrycia jest sporo. Potrzebny jest m.in. specjalista od Windows Server, od backupu czy od sieci. Każdy z nich zaś powinien mieć zastępstwo, na wypadek urlopu czy zachorowania. Czy firma byłaby w stanie sobie poradzić, gdyby w krytycznym momencie zabrakło któregoś ze specjalistów? Czy ma odpowiednie zasoby?

3. Ograniczenia w rozwoju biznesu. Jeżeli serwer nie będzie odpowiadał potrzebom firmy, jego moce okażą się „za małe”, konieczna będzie jego rozbudowa. Pociąga to za sobą konkretne nakłady finansowe. Gdy w danym momencie firma nie może sobie pozwolić na tę inwestycję, musi zrezygnować ze swojej szansy na rozwój (np. na przyjęcie nowych klientów, nowych pracowników).

4. Ryzyko utraty dostępu do danych. Infrastruktura fizyczna musi być jak najlepiej zabezpieczona przed potencjalnymi zagrożeniami. Nie chodzi wyłącznie o ataki hakerskie, ale np. o utratę danych w wyniki zalania, pożaru biura, przerwy w dostawie prądu, awarie internetu. Brak ochrony przed tymi zdarzeniami naraża firmę na przestoje w działalności. Te zaś w konsekwencji oznaczają straty finansowe oraz utratę reputacji w oczach klientów.

5. Brak mobilności. Serwer on-premise działa lokalnie. Nie daje możliwości dostępu do danych z dowolnego miejsca, chyba że pod wyjątkami, np. poprzez konfigurację łączy VPN. Te jednak również wymagają odpowiedniej konfiguracji oraz systemu zabezpieczeń przed nieautoryzowanym dostępem.

Podsumowując, choć model posiadania serwera lokalnego, w modelu on-premise, daje poczucie kontroli, w rzeczywistości wiąże się z wysokimi kosztami i obarcza właścicieli firm odpowiedzialnością w zakresie IT - zmuszeni są zajmować się obszarem, który jest poza ich kompetencjami i nie stanowi istoty ich biznesów. 

Cloud - System ERP w chmurze

Czym jest system ERP w chmurze? Program firmowy działa w środowisku utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę. W modelu, który my proponujemy klientom - każdy system ERP (w tym te najpopularniejsze: z rodziny InsERT, enova365, Symfonia, Comarch ERP Optima), utrzymywane są na naszej infrastrukturze IT. Nasi klienci otrzymują do swoich systemów dostęp zdalny – z zapewnieniem wydajności i bezpieczeństwa działania programu.

Jakie wady i zalety z biznesowego punktu widzenia charakteryzują chmurę?

Wady rozwiązania cloud

1. Zależność od łącza internetowego. Aby połączyć się ze swoim systemem ERP, konieczne jest posiadanie stabilnego łącza internetowego. Dziś jednak nie jest to problemem. System ERP w chmurze Itmation działa nawet na smartphonie. By zatem mieć dostęp do danych, wystarczy standardowy transfer komórkowy.

2. Zmiana podejścia. Nie każdy przedsiębiorca potrafi przekonać się do zmiany stylu pracy. Zdarza się również, że migracja danych z własnego serwera do chmury kojarzy się z długim, żmudnym projektem. Jednak bazując na naszym oraz klientów Itmation doświadczeniu, możemy zagwarantować, że przejście do chmury wcale nie wymaga dużych nakładów czasowych. Prostsze systemy (np. InsERTowe) jestesmy w stanie przenieść nawet w 1 dzień. Kwestia nowego stylu pracy również nie jest problematyczna. Użytkownicy korzystają z programu ERP w chmurze tak samo, jak robili to, gdy był zainstalowany on-premise. Delikatnie zmienia się jedynie sposób logowania, co objaśniamy we wprowadzeniu do usługi.

Zalety systemu ERP w chmurze

1. Niższe nakłady finansowe na IT. Przedsiębiorca nie musi kupować serwera ani inwestować w jego naprawę/rozbudowę. W przypadku współpracy z Itmation – opłaca abonament miesięczny, który gwarantuje mu nieprzerwany dostęp (24/7) do własnego systemu ERP w chmurze. To po stronie dostawcy leżą wszystkie kwestie związane z utrzymywaniem infrastruktury. 

2. Dopasowanie do potrzeb. Jeżeli firma będzie potrzebować większych zasobów pamięci w chmurze lub zatrudnia nową osobę, nie musi wstrzymywać swoich planów. Opłaty są zwiększane wprost proporcjonalnie do kupowanych usług. Nie ma zatem ryzyka, jak w przypadku on-premise, że dokupuje się zasoby serwerowe na wyrost, z których tak nie korzysta się w pełni.

3. Pełna ochrona danych. Profesjonalny dostawca infrastruktury chmurowej, zapewnia szyfrowanie dostępu, tworzenie regularnych kopii zapasowych, a także dba o ochronę fizyczną sprzętu. Dla przykładu, infrastruktura Itmation znajduje się w chronionym Centrum Danych, które jest przygotowane na różne ryzyka: pożar, powódź, awarię prądu. A dostęp do programu ERP w chmurze jest zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem. Dane zaś są regularnie backupowane, a sam proces tworzenia backupu jest monitorowany.

4. Serwer lokalny ogranicza mobilność. Chmura natomiast daje więcej elastyczności w prowadzeniu biznesu. Do systemu ERP można zalogować się o dowolnej porze i z każdej lokalizacji. Dla przedsiębiorcy to duże ułatwienie. Ma nieograniczoną kontrolę nad procesami firmowymi, ma dostęp do zawsze najświeższych danych, które to może sprawdzać podczas podróży czy na spotkaniu z kontrahentami. Co więcej, dostęp do ERP w chmurze udzielany przez Itmation działa na każdym urządzeniu, niezależnie od systemu operacyjnego. Korzystać mogą z niego użytkownicy MAC OS, Android, Windows itd. 

5. Support. Dzięki utrzymywaniu systemu ERP w chmurze, to dostawca przejmuje kwestie aktualizacji serwerowych. A jeśli wystąpi jakiś kłopot w dostępie do danych - zgłoszenia obsługują specjaliści. Na takiej zasadzie działa obsługa techniczna Itmation. Klient nie pozostaje sam z problemem do rozwiązania i nie musi na własną rękę szukać specjalistów. Wysyła zgłoszenia do naszego supportu i uzyskuje pomoc od wykwalifikowanych administratorów.

On-premise czy chmura dla systemu ERP?

Lista zalet utrzymywania systemu ERP w chmurze jest znacznie dłuższa niż przedstawiliśmy ją w artykule. Wiemy, że wciąż wiele firm działa w modelu on-premise, który jest sprawdzony. Warto jednak sobie uświadomić, że istnieje alternatywa w postaci chmury – alternatywa znacznie bezpieczniejsza, elastyczniejsza oraz tańsza. W czasach gdy nieprzerwany dostęp do danych może przesądzać o być lub nie być biznesu, dobrze jest postawić na rozwiązania chmurowe i znaleźć w tym zakresie odpowiedniego dostawcę.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, jak działamy i jakie korzyści gwarantuje współpraca  z Itmation – napisz do nas.