Własny hosting czy system ERP w chmurze? Co wybrać?

System ERP, a dokładnie system do zarządzania, to codziennie wykorzystywane narzędzie w rękach przedsiębiorcy. W każdej firmie nie brakuje przecież danych – faktur, wniosków, danych kadrowych, danych kontrahentów. Właściwy obieg dokumentów może zagwarantować odpowiednio dobrany system ERP. I tak wśród tych najpopularniejszych na polskim rynku mamy np. rozwiązania InsERT, Symfonii, enova365 albo narzędzia od Comarch.

Każdy z tych programów wymaga zainstalowania w miejscu, które pozwoli mu sprawnie, wydajnie pracować. I tu pojawia się jedna z ważniejszych decyzji, przed którymi staje właściciel firmy – czy system ERP utrzymywać na własnym serwerze (on premise) czy hostować go w chmurze? Jak w ogóle funkcjonować może system ERP w chmurze?

Czym jest własny hosting / serwer lokalny a czym system ERP w chmurze?

Własny hosting / serwer lokalny (on-premise)

Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na posiadanie własnego hostingu na serwerze fizycznym (w domu, w biurze), to bierze on na siebie inwestycję w infrastrukturę IT. Serwer nie może bowiem funkcjonować osobno, ale musi zostać „uzbrojony” w odpowiednie komponenty, m.in. połączenie z internetem, zasilanie, system chłodzenia, system kopii bezpieczeństwa itd. 

System firmowy działa lokalnie – wyłącznie w tym miejscu, w którym znajduje się serwer. Firma ponosi koszty jego instalacji, konfiguracji, utrzymania, serwisowania.

System ERP w chmurze

System do zarządzania można zainstalować w chmurze już na samym początku, czyli od razu po jego zakupie. Do chmury można przenieść również system, z którego firma korzysta już od jakiegoś czasu. Będzie to tzw. migracja. Itmation świadczy usługi dla firm w obu sytuacjach – dostarcza środowisko wirtualne dla nowych programów, jak i można tu przenieść licencję, z której firma już korzysta. 

W tym przypadku (korzystania z chmury) przedsiębiorca nie musi inwestować w infrastrukturę IT. Nie jest mu potrzebny własny serwer. Korzysta za to z infrastruktury chmurowej, dostarczanej przez zewnętrznego dostawcę, np. Itmation.

Otrzymuje za to dostęp do swojego systemu ERP z każdej lokalizacji i na dowolnym urządzeniu z internetem (laptop, smartfon, tablet). Może do niego zalogować się z dowolnego miejsca – biura, domu, podczas podróży. Firma nie ponosi również kosztów związanych z zakupem, konfiguracją, utrzymywaniem serwera. Chmura eliminuje tego rodzaju wydatki.

Koszty własnego hostingu w porównaniu z chmurą

We wcześniejszej części artykułu delikatnie zaznaczyliśmy już temat kosztów każdego z rozwiązań.

Rzeczywiście, kupując serwer na własność, pewnie wydaje nam się, że tym samym zainwestowaliśmy w niezależność. Mamy bowiem swój sprzęt, który możemy kontrolować. Jednak tak, jak już wspomnieliśmy, zakup samej maszyny to dopiero początek. 

Ważna jest również konfiguracja. Pytanie, czy potrafimy serwer zaadaptować samodzielnie pod potrzeby firmy, czy też musimy znaleźć od tego specjalistę z zewnątrz? I czy na własną rękę poradzimy sobie  z kolejnymi krokami do zapewnienia nieprzerwanie działającej infrastruktury?

Własny hosting wymaga od przedsiębiorcy zakupu:

• maszyny – to już na start koszt kilkunastu bądź kilkudziesięciu tysięcy złotych;

• licencji systemowych;

• szafy serwerowej;

• zasilania UPS;

• systemu chłodzenia;

• konfiguracji serwera, konfiguracji systemu backupu.

Oczywiście można „postawić” serwer bez części tych elementów, ale czy możemy wtedy mówić o zabezpieczonym serwerze?

Nie możemy także zapominać o innych wydatkach związanych z utrzymaniem serwera: koszty prądu, serwisowania, konserwacji, amortyzacji, ewentualnie również rozbudowy infrastruktury, gdy firma będzie się rozwijać i potrzebować większych zasobów.

Z kolei korzystając z chmury Itmation, firma opłaca tzw. abonament miesięczny. Koszty firmowe są więc przewidywalne. A zwiększanie zasobów w chmurze, np. dokupowanie kont dla użytkowników czy pamięci RAM, dzieje się od razu, przy czym przedsiębiorca ma pewność, że płaci wyłącznie za to, z czego korzysta.

Niższe koszty prądu, brak kosztów za eksploatację sprzętu, brak konieczności zatrudniania specjalistów – na to może liczyć przedsiębiorca. O wszystkie te aspekty dba bowiem dostawca środowiska chmurowego, w tym przypadku – Itmation.

Bezpieczeństwo Twojego systemu ERP

Na koniec warto poruszyć także kwestie ochrony danych. System ERP to serce firmy. Znajdują się w nim kluczowe informacje z punktu widzenia prowadzenia biznesu. Najważniejsze, o co powinien dbać właściciel firmy to to, aby dane te:

• były zawsze dostępne,

• były odpowiednio chronione przed zaginięciem/utratą,

• nie były narażone na ataki z zewnątrz.

Czy masz pewność, że Twoje dane firmowe są w odpowiedni sposób chronione?

Hosting na własnym serwerze wymaga od Ciebie zastosowania odpowiednich rozwiązań, procedur zabezpieczeń. Musisz być przygotowany na sytuacje takie jak na przykład:

• przypadkowe skasowanie danych,

• pożar, zalanie serwerowni/biura/pomieszczenia z serwerem,

• wyciek haseł dostępowych do systemu ERP,

• kradzież sprzętu,

• zużycie / awaria serwera lub któregoś  z komponentów, np. zasilania, internetu, prądu.

Potrzebna jest zatem ochrona fizyczna budynku, system backupowy (regularnie testowany), zapasowy serwer, zapasowe elementy do serwera, wdrożone i testowane procedury bezpieczeństwa, zabezpieczenia przed cyberzzagrożeniami.

Zapewnienie ciągłości działania systemu firmowego pod tym kątem to również wydatki. Dlatego warto rozważyć przeniesienie systemu ERP do chmury. W Itmation wszystkie wymienione wyżej składowe są standardem usługi. To my dbamy o to, aby system był zawsze dostępny, także chroniony przed nieuprawnionym dostępem z zewnątrz, a dane możliwe do odzyskania. Nasza infrastruktura znajduje się w odpowiednio zabezpieczonym Data Center, które gwarantuje najwyższy poziom ochrony.

Przenieś swój system ERP do chmury

W artykule porównaliśmy własny hosting do chmury w trzech aspektach – obowiązkach ciążących na przedsiębiorcy, kosztach oraz bezpieczeństwie. Choć własny serwer daje poczucie kontroli i niezależności, rozwiązaniem bardziej opłacalnym oraz bezpieczniejszym jest chmura. Chcesz dowiedzieć się, jak przenieść swój system ERP do chmury Itmation i z jakimi dokładnie kosztami będzie się to wiązać? Skontaktuj się z nami a chętnie odpowiemy na Twoje pytania.