Jeden biznes w kilku punktach sprzedaży - jak system ERP w chmurze wspiera wielooddziałową działalność?

Odpowiednio dobrany program umożliwia nie tylko prawidłowy obieg dokumentów kadrowo-księgowych, ale także usprawnia procesy sprzedażowe, logistyczne, finansowe i te związane z komunikacją z klientem. Jednocześnie utrzymanie systemu ERP i zapewnienie bezpieczeństwa danym firmowym, to kolejny obowiązek i koszt przedsiębiorcy. Dzięki technologii chmurowej możliwe jest jednak zminimalizowanie tych wydatków i ograniczenie ryzyka utraty danych do minimum. W case study ze współpracy z naszym klientem Gandalf opisujemy jakich jeszcze innych korzyści można upatrywać poprzez hosting systemu ERP w chmurze.

O naszym kliencie

Firma Gandalf to polski producent płytek ceramicznych, gresowych i różnego rodzaju dekoracji glazurniczych, głównie mozaik i listew dekoracyjnych. Jej historia jest wspaniałym przykładem determinacji i zaangażowania właścicieli w rozwój swojego biznesu. Firma powstała bowiem w 2004 roku, zajmując się ręczną produkcją mozaik ciętych na czwartym piętrze starej kamienicy. Dzisiaj, po dwudziestu latach działalności, jest to prężnie funkcjonujące przedsiębiorstwo z przychodem na poziomie 50 milionów i wciąż niesłabnącą aspiracją. Celem Gandalf jest zaznaczenie swojej obecności na rynkach zagranicznych, poprzez bycie największym importerem i producentem płytek w tej części Europy.

Przyglądając się działalności Gandalf, warto zwrócić uwagę na to, że jest ona producentem, a nie importerem towarów. W każdym aspekcie swojej działalności firma stawia na jakość produktów i usług.

Co interesujące, firma dostarcza swoje produkty zarówno do klienta detalicznego, jak i do segmentu B2B. Z grupami docelowymi komunikuje się za pomocą osobnych brandów. Sklep internetowy szklanemozaiki.pl posiada ofertę dla klienta detalicznego, natomiast Ceramica ILCOM i Ceramika Verde to marki skierowane do klienta B2B.

InsERT w chmurze dla ecommerce i POSów

Wraz z rozwojem działalności, firma Gandalf zdecydowała o stworzeniu sieci własnych punktów sprzedaży. Ta decyzja wiązała się z koniecznością udostępnienia systemu firmowego we wszystkich placówkach. Instalowanie systemu ERP na komputerach lokalnych w każdej lokalizacji byłoby problematyczne. Przede wszystkim wiązałoby się to z zakupem kilku licencji na oprogramowanie (minimum po jednej na każdy punkt sprzedaży). Dodatkowo, każdy z punktów pracowałby na swojej własnej bazie danych, co z kolei skomplikowałoby np. zarządzanie stanami magazynowymi między punktami i między punktami a magazynem głównym. Prowadzenie spójnej sprzedaży online i stacjonarnej w takim wydaniu stałoby się trudnym procesem logistycznym.

Hosting systemu w chmurze Itmation rozwiązał ten problem. Przede wszystkim:

1. Firma Gandalf mogła zdecydować się na jeden system ERP, który spełniał jej potrzeby w zakresie zarządzania i sklepem internetowym i punktami stacjonarnymi.  W tym przypadku były to rozwiązania producenta InsERT. Dzięki sprawnej współpracy pomiędzy Itmation a partnerem wdrożeniowym, w kilka dni system ERP został zainstalowany na naszym środowisku wirtualnym. Nie było konieczności wizyt w każdym punkcie sprzedaży i instalowania osobno licencji na program ERP.

2. Po wdrożeniu systemu ERP zajęliśmy się konfiguracją dostępów do aplikacji. Wraz z firmą Gandalf ustaliliśmy poziom uprawnień użytkowników. W każdym punkcie sprzedaży pracownicy (oczywiście uprawnieni) mogli zacząć korzystać z jednego i tego samego programu ERP dzięki funkcji pulpitu zdalnego. Praca na tej samej bazie danych przyczyniła się do sprawnej współpracy pomiędzy rozproszonymi punktami sprzedaży.

3. Hosting oprogramowania InsERT w chmurze to mniej kosztowna opcja od utrzymywania własnych serwerów fizycznych. Trzeba pamiętać, że sam zakup serwera to nie wszystko. Wymaga on również serwisowania, monitorowania poprawności działania. Dzięki temu, że aplikacja ERP znalazła się w naszym środowisku wirtualnym, firma Gandalf nie musiała inwestować w infrastrukturę ani zatrudniać specjalistów, którzy znają się na jej funkcjonowaniu. Wszystko to zapewniliśmy jej w naszej abonamentowej usłudze, wraz z opcją zwiększenia zasobów. W przypadku gdy firma się rozwija, klient może niższym kosztem poszerzać zakres usługi, bez konieczności rozbudowywania po swojej stronie infrastruktury. 

4. Dane biznesowe w chmurze Itmation są bezpieczniejsze niż na serwerze fizycznym. Nasze środowisko ma zapewnioną odpowiednią ochronę antywłamaniową, przeciwpożarową, antywirusową. Jesteśmy również przygotowani na sytuacje losowe, jak np. awarie zasilania. Chronimy biznes naszego klienta przed nieplanowanymi przestojami również dzięki regularnemu tworzeniu kopii zapasowych danych na osobne macierze dyskowe.

5. Nasz klient może liczyć na wsparcie techniczne w przypadku problemów z dostępem do aplikacji ERP. Administratorzy Itmation monitorują działanie serwerów, odpowiadają na związane z tym zgłoszenia i udzielają niezwłocznej pomocy.

Hosting systemu ERP w chmurze dla ecommerce

Jak z perspektywy kilku lat współpracy firma Gandalf ocenia naszą usługę?

Hosting w chmurze Itmation spełnił nasze wymagania odnośnie pracy rozproszonej w wielu lokalizacjach – mówi Pan Filip Mazur, Kierownik ds. sprzedaży – System ERP od początku działał według naszych założeń. Czuliśmy się w pełni zaopiekowani w całym procesie. Również całą współpracę z Itmation oceniamy bardzo dobrze. Rozbudowa i opieka nad naszą siecią zawsze przebiega szybko, sprawnie, a sama jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie. 

Podsumowanie

Zdaniem firmy Gandalf, korzystanie z technologii chmurowej jest niezbędne do skutecznego prowadzenia biznesu w oparciu o kilka lokalizacji. W tym przypadku istotne było utrzymanie jednolitej bazy danych i wymiany informacji pomimo bardzo rozproszonej sieci sprzedaży, ułatwienie kontroli pracy poszczególnych punktów i optymalizacje w zakresie lepszego zarządzania stanami magazynowymi rozrzuconymi po całej Polsce. Cieszymy się, że dzięki utrzymaniu systemu InsERT w chmurze udało nam się spełnić te wymagania, jak i zapewnić wiele innych, wymiernych finansowo korzyści.

Szukasz rozwiązania, które poprawi procesy biznesowe związane z prowadzeniem kilku punktów sprzedaży lub sklepu online? Napisz do nas, by dowiedzieć się, jak usługi Itmation mogą wesprzeć Twoją działalność. 

Chcę dowiedzieć się więcej